FormationTuto et vidéo

“Onboarding” et établissements de santé

Que l’on soit médecin, infirmière ou tout autre professionnel de santé, l’arrivée dans une nouvelle structure est toujours un moment délicat. Le professionnel va devoir exercer son métier, c’est à dire mettre en oeuvre ses connaissances, ses compétences, mais aussi son savoir-être et son savoir-faire dans un environnement inconnu.

Au même titre que les entreprises des autres secteurs, les entreprises de santé qu’elles soient privées ou publiques, ont de plus en plus souvent développé une stratégie d’accueil des nouveaux arrivants. En effets les premiers jours ou semaines dans une nouvelle structure sont souvent déterminants sur l’avenir du nouvel arrivant en lui donnant envie (ou non…) de rester sur le poste.

Le secteur de la santé est confronté à un réel problème de recrutement de professionnels qualifiés et compétents, et ceux-ci sont donc très logiquement de plus en plus attentifs à l’accueil qui leur est réservé, aux conditions qui leurs sont proposés et à l’environnement de travail.

Le terme anglo saxon de “onboarding”, que semble un peu plus vaste que notre notion “d’accueil des nouveaux arrivants”, correspond certes à ces premiers instants, heures ou jours dans le nouveau poste, avec le sourire de celui qui accueille, la poignée de main franche, les mots de bienvenue, la visite du bâtiment, la présentation de quelques collègues de travail, qui certes,  donnent une bonne impression. Mais la notion de “on-boarding” correspond surtout à la transmission d’une quantité importante d’informations indispensables et impossibles à mémoriser en quelques minutes (cf. mon article précédent sur l’oubli).

Une première option est soit de désigner un tuteur qui vérifiera très régulièrement que le nouvel arrivant ne rencontre pas de trop gros problème et sera surtout joignable et disponible pour aider à trouver une solution. La seconde option est de faire travailler le nouvel arrivant “en binôme” avec un professionnel aguerri pendant quelques jours ou quelques semaines. Le tuteur et le “binôme” transmettront les valeurs de l’entreprise. Pourtant cela n’est pas encore suffisant !

Un nombre important de nouvelles connaissances vont devoir être acquises, comme le fonctionnement d’un logiciel métier, d’un logiciel de prescription et de suivi des patients en hospitalisation, le mode d’emploi de telle ou telle machine, l’organigramme de la structure, les procédures de commandes, la recherche documentaire et nous pourrions en citer beaucoup d’autres.

La vidéo est un excellent outil de onboarding. Elle va permettre :

  • d’augmenter le nombre d’informations qui seront transmises et surtout permettre à l’arrivant de visionner la démarche plusieurs fois, ce qui augmente ses chances de mémorisation, en lui permettant de les assimiler à son rythme.
  • de s’assurer que les informations transmises sont à la fois complètes et validées.
  • de réduire le temps et donc le coût de formation, car ce qui sera transmis par les vidéos n’aura pas à être transmis par un professionnel au détriment de son propre travail.
  • une fois réalisés les vidéos sont utilisables à l’infini, et si un changement de procédure intervient, une modification minime de la vidéo est réalisable à coût réduit avec un simple logiciel de montage.
  • certaines vidéos pourront être utilisées pour des catégories professionnelles très différentes (ex.: accès aux protocoles de soins par l’outil de gestion documentaire… ). Parfois une simplification, par une simple modification du montage de la vidéo pourra permettre de l’utiliser pour deux catégories différentes (ou plus).
  • La visualisation d’une démarche, par exemple grâce à un tutoriel est beaucoup plus performante pour apprendre le fonctionnement d’un logiciel ou d’un matériel. Les modes d’emploi sont souvent inexistants, introuvables ou “imbuvables”.
  • il est possible de rendre les vidéos interactives en insérant des quiz, de liens, des informations complémentaires, ce qui va maintenir la concentration et l’intérêt de l’apprenant et donc augmenter ses chances de mémorisation.
  • La vidéo peut être visionnée avec un autre professionnel qui donnera quelques informations supplémentaires ou spécifiques et deviendra ainsi une occasion d’échanges constructifs.

Si ces vidéos sont sur une plateforme de type LMS, comme Le Tutoriel Médical, il sera possible pour le responsable du onboarding, de proposer une suite de vidéos parfaitement adaptée aux besoins spécifiques de l’arrivant, de permettre de vérifier si les vidéos ont été visionnées et éventuellement de re-stimuler l’apprenant.

Pour l’apprenant (nouvel arrivant), de rechercher facilement par mots clés, la notion, le concept ou le mode d’emploi nécessaire, si besoin sur son poste de travail ou sur son smartphone donc accessible en tous lieux et à tout instant.

Le coût de la formation sera grandement réduit, la mobilisation de “l’expert” ne sera nécessaire que lors de la réalisation de la vidéo, il n’interviendra ensuite que pour des compléments ou des conseils ponctuels.
L’utilisation de vidéos (tutos) sur une plateforme comme  Le Tutoriel Médical permettra ainsi une meilleure intégration de vos nouveaux arrivants.